Chiffres Clés
Chiffres d'affaires : 2 243 M€ France
Lancement du projet : Octobre 2021
Pays impliqué : 1
Budget : NC
Effectif : 25 560 / 60 000
Equipe projet : 10
Utilisateurs : 890
Les nommés
Cliquez sur les logos afin de découvrir leur projet.
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RPA ONBOARDING / REBOARDING
La RPA vise à robotiser toutes les étapes du processus d’embauche afin de systématiser les contrôles règlementaires,
uniformiser la qualité du process d’embauche et optimiser la productivité.
Contexte et enjeux
Avec plus de 300 000 contrats à réaliser en moyenne chaque année, la
multiplication des arrêts de travail des professionnels lors de la crise Covid a
intensifié la gestion administrative du recrutement et a nécessité de la déporter
sur des cellules de renfort.
De cette situation est née l’idée d’automatiser les tâches administratives d’embauche afin de soutenir les établissements et sécuriser l’activité du Groupe.
De cette situation est née l’idée d’automatiser les tâches administratives d’embauche afin de soutenir les établissements et sécuriser l’activité du Groupe.
Pourquoi devriez-vous gagner ?
25 minutes, c’est le temps nécessaire pour un référent RH pour réaliser
manuellement une embauche.
8 minutes, c’est le temps pour réaliser cette même embauche via notre robot, avec
l’assurance que l’ensemble des contrôles, déclarations et saisies dans le SI de paie
sont réalisées systématiquement, selon les mêmes pratiques et pour l’ensemble de
nos 400 établissements.
100% de nos utilisateurs apprécient le gain de temps et le confort apporté par la solution !
Traçabilité appréciée par les CAC.
100% de nos utilisateurs apprécient le gain de temps et le confort apporté par la solution !
Traçabilité appréciée par les CAC.
Couverture fonctionnelle digitalisée
Notre activité impose de sécuriser les embauches par des contrôles préalables
indispensables.
Le robot RPA collecte et contrôle l’authenticité des documents suivants:
Le robot RPA collecte et contrôle l’authenticité des documents suivants:
- diplôme
- titre de séjour
- casier judiciaire
- RIB
Après vérification du droit d’exercer du candidat, le robot réalise la DPAE sur le site
de l’URSSAF.
Enfin, il saisit le dossier dans notre outil de paie, soumet le contrat en e-signature et adresse les notifications nouvel entrant pour préparer l’arrivée du salarié.
Enfin, il saisit le dossier dans notre outil de paie, soumet le contrat en e-signature et adresse les notifications nouvel entrant pour préparer l’arrivée du salarié.
Gains de temps et d’efficience observés
La performance, au-delà des temps gagnés dans le traitement d’un dossier sur
l’ensemble des étapes du processus et de la sécurisation des embauches, provient
également du fait que les dossiers peuvent être initiés par des managers de
proximité, lorsque le référent RH du site est absent.
L’objectif est donc également de limiter les situations de désorganisation par l’absence de compétences locales pour réaliser ces tâches.
L’objectif est donc également de limiter les situations de désorganisation par l’absence de compétences locales pour réaliser ces tâches.
Evolution du niveau de modernisation
Du 100% papier au 100% digital!
Les actions couvertes par notre robot étaient réalisées manuellement par 890
référents RH (2 par site) !
En communiquant par API avec les organismes de tutelle, les services de l’Etat en région et les Ministères, la RPA détecte toute incohérence de données et assure une traçabilité de l’ensemble des contrôles.
Il constitue un dossier digital uniforme dans le e-coffre fort des candidats, contenant l’ensemble des documents d’embauche, déclarations et contrat.
En communiquant par API avec les organismes de tutelle, les services de l’Etat en région et les Ministères, la RPA détecte toute incohérence de données et assure une traçabilité de l’ensemble des contrôles.
Il constitue un dossier digital uniforme dans le e-coffre fort des candidats, contenant l’ensemble des documents d’embauche, déclarations et contrat.
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MES DÉMARCHES ADMINISTRATIVES RH
Transformer les processus, les organisations et les métiers RH en simplifiant, harmonisant, digitalisant les démarches RH et en
automatisant leur traitement
Chiffres Clés
Chiffres d'affaires : 34 milliards €
Lancement du projet : Avril 2022
Pays impliqué : France
Budget : 1 million / an
Effectif : 250 000
Equipe projet :25
Utilisateurs : 200 000
Contexte et enjeux
Eléments déclencheurs :
-Un précédent programme sur une solution ne permettant pas de développer rapidement des projets à performance haute et de répondre aux enjeux de pilo- tage et reporting nécessaires à la filière RH
-Améliorer la performance de la filière RH et managériale Macro-objectifs :
- Simplifier et digitaliser l’accès des collaborateurs aux services RH afin de dé- charger les filières RH et managériales de tâches sans valeur ajoutée
- Harmoniser des pratiques divergentes au sein d’un groupe
-Un précédent programme sur une solution ne permettant pas de développer rapidement des projets à performance haute et de répondre aux enjeux de pilo- tage et reporting nécessaires à la filière RH
-Améliorer la performance de la filière RH et managériale Macro-objectifs :
- Simplifier et digitaliser l’accès des collaborateurs aux services RH afin de dé- charger les filières RH et managériales de tâches sans valeur ajoutée
- Harmoniser des pratiques divergentes au sein d’un groupe
Pourquoi devriez-vous gagner ?
2022 : structuration du programme (mise en place de l’équipe projet et de la
méthode , feuille de route pluriannuelle, stratégie de conduite du changement) et
travaux de préparation du portail
2023 : ouverture du portail (114 démarches) => 27 ETP (Equivalent Temps Plein) de gain d’efficience, NPS : 74
2024 : accélération => 124 démarches,12 parcours, travaux d’automatisation, 70 ETP, satisfaction 4,32/5,1 500 000 demandes / an Réussites : adoption du portail, satisfaction, efficience
2023 : ouverture du portail (114 démarches) => 27 ETP (Equivalent Temps Plein) de gain d’efficience, NPS : 74
2024 : accélération => 124 démarches,12 parcours, travaux d’automatisation, 70 ETP, satisfaction 4,32/5,1 500 000 demandes / an Réussites : adoption du portail, satisfaction, efficience
Couverture fonctionnelle digitalisée
A date - octobre 2024 :
- La quasi totalité des interactions entre les filières RH et managériales et les CSP RH en charge du traitement de la gestion administrative et de la paie a été digitalisée
-40% des démarches collaborateurs ont été digitalisée
- 1 parcours complet de gestion de l’embauche CDD a été digitalisé et ouvert en pilote en septembre 2024 avec un seconde phase d’automatisation des flux vers le SI de gestion en 2025, les travaux d’1 parcours CDI ont démarré
- La quasi totalité des interactions entre les filières RH et managériales et les CSP RH en charge du traitement de la gestion administrative et de la paie a été digitalisée
-40% des démarches collaborateurs ont été digitalisée
- 1 parcours complet de gestion de l’embauche CDD a été digitalisé et ouvert en pilote en septembre 2024 avec un seconde phase d’automatisation des flux vers le SI de gestion en 2025, les travaux d’1 parcours CDI ont démarré
Gains de temps et d’efficience observés
Les travaux menés ont permis :
- Une optimisation des traitements et des organisations dans les CSP RH
- La suppression de tâches pour les filières RH et managériales Les gains d’efficience mesurés :
- Feuille de route 2023 : 27 ETP
- Feuille de route 2024 : 70 ETP - estimation octobre 24 Les gains d’efficience estimés à venir :
- Une optimisation des traitements et des organisations dans les CSP RH
- La suppression de tâches pour les filières RH et managériales Les gains d’efficience mesurés :
- Feuille de route 2023 : 27 ETP
- Feuille de route 2024 : 70 ETP - estimation octobre 24 Les gains d’efficience estimés à venir :
- Feuille de route 2025 : 52 ETP
Evolution du niveau de modernisation
Les actions RH avant la mise en place de l’outil s’effectuaient par papier, emails, Teams, téléphone pour les 6 sociétés.
Les collaborateurs avaient peu d’informations et de visibilité sur les actions RH, mise à part la relation avec leur RH qui était surchargé en saisies manuelles. Il y avaient des dysfonctionnements
et une perte de temps importante dans la visibilité et l’exécution des tâches RH.
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L’IA AU SERVICE DE LA TRANSFORMATION RH
Un assistant virtuel RH disponible 24/7 couvre la quasi-totalité des demandes des salariés et est aujourd'hui en passe de
devenir le point d'entrée unique du support aux employés.
Chiffres Clés
Chiffres d'affaires : 1,9/36 Md €
Lancement du projet : 2022
Pays impliqué : France
Budget : NC
Effectif : 15 000 / 150 000
Equipe projet : 10
Utilisateurs : 10 500
Contexte et enjeux
Le principal élément déclencheur était le manque de visibilité et les difficultés de
navigation dans l’outil de support aux employés, et ce, malgré une base
d’information bien documentée.
Les macro-objectifs de notre transformation étaient :
- Offrir un point d’accès unique,
- Fournir une réponse immédiate aux questions générales RH.
- Rediriger les demandes nécessitant une intervention humaine vers les canaux appropriés
- Réduire le temps d’attente
- Améliorer l’efficacité des équipes de support
Les macro-objectifs de notre transformation étaient :
- Offrir un point d’accès unique,
- Fournir une réponse immédiate aux questions générales RH.
- Rediriger les demandes nécessitant une intervention humaine vers les canaux appropriés
- Réduire le temps d’attente
- Améliorer l’efficacité des équipes de support
Pourquoi devriez-vous gagner ?
Notre point fort est la capacité à améliorer l’expérience des employés et à adapter
les services RH afin de répondre efficacement aux besoins des salariés.
Ceci est illustré avec les statistiques suivantes:
- Augmentation de l’adoption de 5% à 56 % en 1 an
- Satisfaction utilisateur allant jusqu’a 87%
- 2/3 de collaborateurs sont des utilisateurs réguliers
- 1/3 des employés choisissent Jo comme leur premier contact RH
Ceci est illustré avec les statistiques suivantes:
- Augmentation de l’adoption de 5% à 56 % en 1 an
- Satisfaction utilisateur allant jusqu’a 87%
- 2/3 de collaborateurs sont des utilisateurs réguliers
- 1/3 des employés choisissent Jo comme leur premier contact RH
Couverture fonctionnelle digitalisée
Jo-RH répond aux questions RH les plus courantes et renvoie vers des articles de
la base de connaissance ou mets en contact avec un agent du support - un salarié
n’est jamais « laissé sans réponse »
Il est interfacé avec le système de traitement des requêtes RH, le système de gestion des temps, et embarque des solutions RPA.
Il peut : fournir une attestation de travail, afficher le solde de congés, vérifier les données RH et informer sur le statut de demandes dans le système de tickets...
Il est interfacé avec le système de traitement des requêtes RH, le système de gestion des temps, et embarque des solutions RPA.
Il peut : fournir une attestation de travail, afficher le solde de congés, vérifier les données RH et informer sur le statut de demandes dans le système de tickets...
Gains de temps et d’efficience observés
- Baisse de 25% du nombre d’appel auprès de la plateforme de support
téléphonique
- Réduction significative du temps d’attente pour accéder au support (aucune
cntrainte de temps), trouver la bonne information ou bien le bon interlocuteur en
direct
- Réduction de sollicitation des RHBPs pour les questions générales RH
Evolution du niveau de modernisation
Il y a 3 étapes d’évolution de notre solution:
1. Jo-RH (plusieurs assistants virtuels - Jo-RH; Jo-IT & Jo-GPT - avec une technologie NLP) - en vigueur aujourd’hui
2. One Jo (Unification de Jo-RH & Jo-IT avec extraction de contenu alimentée par GPT) - lancement en Q1 2025
3. One Jo + (Une solution unique alimentée par GenAI) - prévue en 2026
1. Jo-RH (plusieurs assistants virtuels - Jo-RH; Jo-IT & Jo-GPT - avec une technologie NLP) - en vigueur aujourd’hui
2. One Jo (Unification de Jo-RH & Jo-IT avec extraction de contenu alimentée par GPT) - lancement en Q1 2025
3. One Jo + (Une solution unique alimentée par GenAI) - prévue en 2026